Persondatapolitik for ansøgere og medarbejdere

For ansøgere og medarbejdere hos Milton Huse A/S og koncernforbundne selskaber.

Som dataansvarlig virksomhed ligger databeskyttelse os meget på sinde. Vi værner om de personoplysninger, som vi håndterer, og vi sikrer os, at vi lever op til databeskyttelseslovgivningen.

Vi giver de personer, som vi behandler oplysninger om (”de registrerede”), informationer om vores databehand- linger og om de rettigheder, som man har som registreret.

I denne persondatapolitik beskriver vi vores behandling af oplysninger om vores medarbejdere.

Hvem er vi, og hvordan kan du kontakte os?

Milton Huse A/S

Helge Nielsens Alle 7, 8723 Løsning

CVR-nummer: 33492782

Telefonnummer: +45 75624300 E-mail: info@miltonhuse.dk Web: miltonhuse.dk

Kontakt vedrørende databeskyttelse

Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores juridiske afdeling.

Du kan kontakte juridisk afdeling på følgende måder:

På e-mail: Skriv til: mac@miltonhuse.dk
Husk at almindelig e-mail ikke er en sikker kommunikation. Skriv ikke noget i din e-mail, som er privat eller følsomt, eller som du i øvrigt synes skal beskyttes.

Ved brev: Skriv til postadressen nævnt ovenfor, att. Juridisk

Vores behandling af personoplysninger

De oplysninger, som vi behandler om dig, kan omfatte:

Oplysninger om ansøgere

Når du ansøger om en stilling hos Milton og under din eventuelle ansættelse hos Milton, kan vi indsamle og be- handle følgende typer af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger, herunder:

dine identitets- og kontaktoplysninger, herunder privat adresse, telefonnummer og e-mail- adresse,
uddannelse, tidligere ansættelser og andre oplysninger indeholdt i dit CV,
alder, køn, ansættelsesland, afdeling, segment/funktion, lønramme, løn,
oplysninger indhentet fra referencer, oplysninger i forbindelse med persontest, hvis en sådan er udført. Det er fx ved ansættelse af ledende medarbejdere og i nogle forskellige teams, der har behov for at udvikle sig med kompetencer,
oplysninger, der indgår i vores korrespondance med
Oplysninger om strafbare forhold
Hvis du søger om en stilling, hvor det er nødvendigt at vi ser din straffeattest, vil vi – når du står umiddelbart over for en eventuel ansættelse – bede dig om at indhente din straffeattest og give den til os.

Oplysninger om medarbejdere og tidligere medarbejdere

Hvis du er ansat i Milton, indsamler og behandler vi, udover ovenstående, følgende typer af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger, herunder

løn, bankkonto og skatteoplysninger og pensionsforhold,
oplysninger om personlig performance,
oplysninger om arbejdstid, ferie, sygdom og andet fravær,
oplysninger om it-udstyr og telefon, som Milton stiller til din disposition til brug for dit arbejde,
din underskrift,
oplysninger om dine pårørende,
oplysninger om din brug af e-mail og internet,
oplysninger om din brug af firma-/mobiltelefon,

oplysninger om ophør af ansættelse, herunder evt. afskedigelse eller

CPR-nummer

Når du er ansat i Milton, behandler vi oplysninger om dit CPR-nummer for at kunne identificere dig utvetydigt, når vi skal indberette oplysninger om din løn efter reglerne i skattelovgivningen om ind- beretningspligt.

Følsomme personoplysninger

Medlemskab af fagforening i forbindelse med eventuelle tvister,
Helbredsmæssige forhold (arbejdsskader, sygefravær herunder mulighedserklæringer og lægeattester, oplysninger om barsel i forbindelse med dagpengerefusion, fleksjob eller ansættelse på særlige vilkår, fx ved handicap).

Formål og retsgrundlag

Vores databehandlinger har følgende formål:

Evaluering af jobansøgere og ansættelse af nye medarbejdere.
Administration af personale, herunder sagsbehandling i forbindelse med ansættelser. Administrationen sker på grundlag af gældende lovgivning og andre centralt fastsatte regler samt overenskomster og afta- ler, der indgås mellem arbejdsmarkedets parter samt lokalt og individuelt indgåede aftaler om løn- og ansættelsesvilkår. I det omfang der behandles helbredsoplysninger, sker dette fordi det er nødvendigt for at iagttage de forpligtelser mv., som enten følger eller udspringer af lovgivningen og/eller vores arbejdsretlige forpligtelser i øvrigt.
Statistiske formål.

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger er:

Retsgrundlaget for behandlingen af dit CPR-nummer reglerne i skattelovgivningen om indberetningspligt og § 11, stk. 2, nr. 1, i databeskyttelsesloven.
Helbredsoplysninger behandles, hvis det er nødvendigt for, at vi kan overholde en forpligtelse, som er fastsat i anden lovgivning mv. eller forfølge en legitim interesse, der udspringer af anden lovgivning mv., jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2. Sådan anden lovgivning er bl.a. bestemmelserne i kapitel 19 i sygedagpengeloven eller helbredsoplysningsloven.
Hvis du videregiver en privat straffeattest til os, anses vores behandling af personoplysningerne for at ske med dit samtykke. Reglerne for udstedelse af privat straffeattest følger af kriminalregisterbekendtgørelsen. Har du videregivet en straffeattest indeholdende oplysninger om strafbare forhold til os, er vores behandling baseret på databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.
Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger, der indgår i persontests, og resultatet af testen er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra
f, idet vi forfølger den legitime interesse, at behandlingen af oplysningerne er nødvendig for, at vi kan vurdere din person og dine kompetencer i forhold til stillingens indhold.
Når vi registrerer oplysninger, som er krævet efter bogføringsloven eller som led i indberetningspligten til skattemyndighederne, er retsgrundlaget databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordnin- gens artikel 6, stk. 1, litra c, om behandling, som er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige.
Retsgrundlaget for vores indsamling og registrering af oplysninger om brug af e-mail og internet er data- beskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, om behandlinger, som er nødvendige for en legitim interesse, der ikke overstiges af hensynet til de registrerede. De legitime interesser, der kan begrunde undersøgelse af en medarbejders internetanvendelse eller mail-konto, kan fx være hensynet til drift, sikkerhed, genetablering og dokumentation samt hensynet til kontrol af medarbejderens brug af internet eller e-mail.
Retsgrundlaget for vores behandling af oplysninger om medarbejders brug af telefoni, herunder mobiltelefoner, er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, om behandling, som er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvar- lige, herunder forpligtelser til at føre en vis kontrol med, at fri mobiltelefoner ikke bruges til betaling til private formål.
Retsgrundlaget for vores indsamling og registrering af de øvrige personoplysninger er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om behandlinger, som er nødvendige for at indgå en ansættelseskontrakt og for udførelsen/overholdelsen af ansættelseskontrakten.
Retsgrundlaget for vores registrering af arbejdstid er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra C, idet behandlingen er nødvendig for, at vi kan efterleve den retlige forpligtelse, der påhviler os i henhold til lov om gennemførelse af arbejdstidsdirektivet.

Statistiske formål

Oplysninger om løn og fravær mv. anvendes endvidere til at udforme forskellige statistikker, herunder sygefraværsstatistik, hvor vi samkører oplysninger om forskellige medarbejdere for at danne et nødven- digt overblik. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens arti- kel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger vores legitime interesse i at kunne generere relevante oversigter til brug for forbedring af udnyttelsen af vores personaleressourcer mv.

Det er nødvendigt, at vi behandler dine personoplysninger

Nogle af de personoplysninger, som vi behandler om dig, er nødvendige for at kunne overholde vores evt. kommende aftale med dig om at blive ansat (dvs. for at kunne opfylde kontrakten med dig).

Ovenfor kan du se, hvilke aktiviteter der indebærer, at behandlingen af dine personoplysninger er nødvendig for at kunne indgå en kontrakt med dig. Hvis du ikke giver os de oplysninger, som er nødvendige for at kunne indgå en kontrakt med dig, kan du ikke være ansat hos Milton.

Kategorier af modtagere

Videregivelse af oplysninger om dig vil kunne ske under iagttagelse af behandlingsreglerne i databeskyttelseslovgivningen og anden dansk lovgivning. Vi vil i hvert enkelt tilfælde vurdere, om videregivelsen kræver dit udtrykkelige samtykke, eller om videregivelsen kan ske på andet retsgrundlag.

Vi videregiver eller overlader personoplysninger om vores ansatte til følgende kategorier af modtagere:

Skattemyndigheder og andre myndigheder i forbindelse med lovpligtige indberetninger
Bankforbindelser i forbindelse med udbetaling af løn
Pensionsselskaber i forbindelse med pension
Kompetencefonde og fagforeninger i forbindelse med efteruddannelse og lønrefusion
Eksterne rådgivere, vores advokatforbindelse
Kunder og samarbejdspartnere til Milton, som du medvirker til at betjene, modtager oplysninger som dit navn og din stilling i forbindelse med sagsbehandling
Vores databehandlere på grundlag af

Sletning

Vi sletter oplysningerne om dig, når de ikke længere er nødvendige.

Hvis du som ansøger ikke fik job hos Milton gemmer vi din ansøgning og de øvrige personlige data så længe som nødvendigt for de formål, vi har beskrevet ovenfor. Data om ansøgningen slettes senest 6 måneder efter datoen for ansøgningsfristen.

Milton følger generelt den opbevaringsfrist, der gælder efter bogføringsloven og forældelsesloven. For at kunne dokumentere vores sagsbehandling og for at kunne leve op til vores forpligtelser, har vi vurderet, at det er nødvenligt at gemme alle oplysninger i op til fem år plus indeværende efter fratrædelsen.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Dem kan du læse om herunder. Hvis du ønsker at gøre brug af nogen af nedenstående rettigheder, kan du kontakte os på de oplysninger, der fremgår af afsnittet "Kontakt vedrørende databeskyttelse" ovenfor.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Hvis du mener, at de personoplysninger, vi behandler om dig, ikke er korrekte, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes.

Vi skal i alle tilfælde tage stilling til, om vi mener din anmodning er berettiget. Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Ret til sletning

Vi sletter generelt personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige. I særlige tilfælde har du ret til at få specifikke oplysninger om dig slettet, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Det gælder fx, hvis du trækker dit samtykke tilbage, og vi ikke har et andet grundlag for at behandle oplysningerne.

Hvis du mener, at dine personoplysninger ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine personoplysninger bliver behandlet i strid med lovgivningen.

Ret til begrænsning af behandling

Hvis du fx bestrider rigtigheden af de oplysninger, som vi har registreret eller på anden vis behandler, kan du anmode os om at begrænse behandlingen af oplysningerne, indtil vi har haft mulighed for at fastslå, om oplysningerne er korrekte. Du kan også anmode om begrænsning i stedet for sletning, hvis du mener, at vores behandling af oplysningerne er ulovlig, eller hvis du mener, at vi ikke længere har brug for oplysningerne, eller hvis du mener dine legitime interesser går forud for den dataansvarliges legitime interesser.

Hvis du får medhold i, at vores behandling skal begrænses, må vi fremover kun behandle oplysningerne med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har ret til at modtage de personoplysninger, vi har indhentet om dig i et struktureret, almindeligt anvendt maskinlæsbart format. Du har også ret til at få overført disse oplysninger til en anden dataansvarlig uden hindring.

Ret til indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger om dig. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine personoplysninger til markedsføringsformål. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af oplysningerne.

Ret til at få information om nye formål

Hvis vi ønsker at bruge oplysninger om dig til et andet formål, end de formål, som vi tidligere har oplyst over for dig, fx i denne privatlivspolitik, har du ret til at få information herom, inden vi viderebehandler oplysningerne til det andet formål.

Ret til at trække dit samtykke tilbage

Hvis vores behandling af dine oplysninger sker på grundlag af dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Hvis du tilbagekalder samtykket, må vi fremover ikke længere behandle oplysningerne.

Tilbagekaldelse af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagekaldelsen.

Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling end samtykke med et selvstændigt formål – eksempelvis opbevaring af oplysninger af hensyn til overholdelse af reglerne om bogføring – vil denne behandling fortsat kunne finde sted.

Når du har anmodet om at få adgang til oplysninger om dig, at få dem rettet eller slettet, eller hvis du har gjort indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi, om det er muligt at imødekomme dit ønske. Vi giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse.

Klage til Datatilsynet

Hvis du ikke er tilfreds med vores svar, har du mulighed for at klage til Datatilsynet. Det gælder generelt, at hvis du er utilfreds med den måde, dine personoplysninger er blevet behandlet på, kan du klage til Datatilsynet, som derefter undersøger sagen og træffer en afgørelse.

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om registreredes rettigheder, som du ligeledes finder på www.datatilsynet.dk.

NB! Du kan skrive til Datatilsynet via Digital Post på Borger.dk, hvor fremsendelsen af din henvendelse sker sikkert (krypteret). Vi anbefaler, at du bruger Digital Post, hvis din henvendelse indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger.